PROXY-INFORMATIQUE

FaQ BikeSoft

Documents

Comment transférer un document ?

> Document > Vers doc > Transfert

Il est possible grâce au « transfert de documents » de, par exemple, passer un devis qui a été créé en bon de commande. Dans cet exemple, nous transformons une facture en note de crédit.

N’oubliez pas de valider une fois que vous avez choisi le transfert à effectuer.

Le bouton de clôture se situe à côté du bouton d’envoi de sms.

Faîtes bien attention à ce bouton car une fois la facture clôturée, il ne sera plus possible de modifier cette dernière. Il n’y a que les administrateurs qui pourront s’en occuper.

Dans la fenêtre, vous avez toujours la possibilité de créer une nouvelle facture, de la modifier ou bien de l’imprimer.

Comment créer/modifier/rechercher/supprimer les fiches techniques ?

> Fiche technique > Création / Modification / Recherche / Supression

Responsable informatique fiche technique

Ce menu vous permet de créer/modifier/rechercher/supprimer les fiches pour les véhicules de vos clients ainsi que les véhicules dans la concession :

Cliquez sur « création » et rentrez les informations du véhicule
Si c’est un véhicule de dépôt, il vous faudra rentrer le numéro de contrat, le numéro de commande, la date de début et de fin de dépôt. Il faut aussi cocher si le transport est compris.
Rentrez les informations de votre client. Vous pouvez choisir votre client dans le menu F2.
Rentrez le prix d’achat ainsi que le prix de vente du véhicule qui rentre ainsi qu’un code de TVA. Vous pouvez cocher si vous voulez rentrer la TVA sur la marge.
Il vous est possible de rajouter des accessoires supplémentaires sur vos véhicules neufs ou d’occasion.
Vous pouvez vérifier vos entretiens ainsi que les préparations de véhicules. Vous pouvez aussi avoir accès au planning.

Fournisseurs et commandes

Comment créer une fiche fournisseur ?

> Fournisseur > Création

Le menu est assez simple, c’est une fiche signalétique à compléter afin d’avoir tous les renseignements possibles sur vos fournisseurs.

Au-dessus à gauche, vous avez la possibilité de créer un nouveau fournisseur, soit en modifier un existant, en rechercher un ou même d’en supprimer un si une faute de frappe survenait. Une fois fini, il faut appuyer sur « validation » en haut à droite ou annuler.
Un code bien choisit aidera la recherche d’articles (Exemple code : PNEUS si fournisseur de pneus).
Vous devez bien penser à renseigner le code TVA du client pour pouvoir créer la fiche. Vous pouvez aussi écrire des notes par rapport au fournisseur.

Comment créer une nouvelle commande ?

> Commandes / Livraison > Commandes Réceptions fournisseurs > Création Cmd. > Nouvelle commande

Ce menu sert à la création de vos commandes auprès de vos fournisseurs (Il faut bien évidemment au préalable avoir créé vos fournisseurs).

Cliquez sur « nouvelle commande ».
Choisissez le fournisseur que vous avez désigné comme fournisseur principal de la pièce dans la liste déroulante.
Choisissez l’article à commander ainsi que la quantité. Il faut évidemment que l’article en question ait été créé avant dans l’onglet article.
Définissez si l’article est destiné au stock ou pour un client (Si pour client, choisir le client dans la liste).
Vous pouvez ajouter autant d’articles que vous souhaitez si vous voulez passer une grosse commande.
Appuyez sur le bouton « ajouter » en bas de la liste déroulante des fournisseurs. Votre article apparaîtra dans la liste.
A partir de ce moment-là, vous pourrez ajouter de nouveaux articles en recommençant les étapes 1 à 6.
Cliquez sur validation en haut à droite.

Votre commande est désormais passée auprès de votre fournisseur.

Comment réceptionner automatiquement les articles sur une commande passée ?

> Commandes / Livraison > Commandes Réceptions fournisseurs > Réception auto

Gestion des commandes objet réception auto

Ce menu permet de réceptionner automatiquement les articles sur une commande passée.

Choisir le fournisseur où vous avez passé la commande.
Dans le menu en dessous, vous aurez, comme à l’image, les articles que vous avez commandés.
Cliquez sur « ok » dans la colonne à l’extrême droite pour les articles que vous avez bien reçus. La case sera alors cochée.
Entrez le numéro de commande fournisseur.

Comment rentrer les articles manuellement ?

> Commandes / Livraison > Commandes Réceptions fournisseurs > Réception manuelle

Gestion des commandes objet réception manuelle

Ce menu vous permet d’entrer vous-même les articles rentrant dans le magasin.

Choisissez votre fournisseur ainsi que ses références.
Choisissez l’article dans la liste ou entrez manuellement le code de l’article.
Si besoin, vous pouvez entrer une description (Marques d’usures ou coups, …).
Vous pouvez directement choisir l’endroit où se situera l’article avec la ligne/colonne/rangée.
Il est possible de rectifier le prix de l’article si nécessaire.
Cliquez sur « ajouter » et l’article apparaîtra dans la liste.
Une fois tous vos articles ajoutés, cliquez sur « validation » en haut à droite.

Comment savoir quels articles recommander ?

> Commandes / Livraison > Contrôle réapprovisionnement > Lancer la procédure de contrôle

Lors de la création de vos articles, vous pouvez choisir la quantité d’articles minimale qui doit toujours être disponible dans le magasin.

Grâce au bouton « lancer la procédure de contrôle », le programme vérifiera les stocks disponibles et vous proposera une liste d’articles à recommander selon ce que vous aurez rentré comme stock minimal à avoir en magasin pour les articles.

Comment rechercher une commandes d’un fournisseur ?

> Commandes / Livraison > Recherche sur commandes fournisseurs

Ce menu vous permet une recherche approfondie sur vos commandes fournisseurs selon plusieurs critères tels que le numéro de client, le numéro de l’article, l’année, le fournisseur ou le numéro de commande.

Une fois les données rentrées, cliquez sur le bouton « chargement ».

La reprise et préparation de véhicule

Comment créer un véhicule rentrant ?

> Reprise véhicule > Création > Créer un véhicule

Fort similaire à la fiche de création des fournisseurs, cette fiche vous permet de créer les véhicules rentrant dans votre magasin par suite d’une reprise.

Vous pourrez ensuite effectuer des modifications, des recherches, supprimer des véhicules ou imprimer la fiche du véhicule.

Pour ce faire, il faudra avoir créé une fiche de véhicule (Vous pouvez directement créer une nouvelle fiche dans cette fenêtre avec le bouton « créer un véhicule » en haut à droite).

Une fois votre véhicule créé, votre fiche ressemblera à ceci.

Vous devrez encore encoder le kilométrage, le prix d’achat du véhicule, la date de reprise ainsi que le but de la reprise : destiné à un autre client ou reprise pour acompte sur un nouvel achat.

Pensez bien à cocher les cases du matériel qui vous a été fourni avec le véhicule (Certificats, clefs, cartes, manuels, …). Il est possible d’ajouter des remarques en dessous de la date de reprise.

Cliquez sur « validation » en haut à droite lorsque tout est paramétré.

Comment imprimer une attestation de reprise moto ?

> Reprise véhicule > Voir

Comment préparer une nouvelle moto neuve ou d’occasion ?

> Planning > Clic droit > Ajouter « Preparation Véh » > Sélectionner véhicule > Ok >

Ce menu vous sert à programmer la préparation d’une nouvelle moto qui se situe dans le dépôt, qui est neuve ou d’occasion.

Vous pourrez soit choisir une de vos motos dans la liste soit en créer une nouvelle. Il faudra aussi affecter un mécanicien à la tâche.
Indiquez ce qu’il y a à faire sur la moto.
Tout en dessous, vous pourrez rajouter les articles nécessaires à la préparation de la moto.

Le planning

Quelles sont les fonctionnalités du planning ?

> Planning

Ceci est certainement le menu le plus important de BikeSoft. C’est dans ce menu que chacun des membres du personnel pourra noter ses RDV, ses entretiens. Il est aussi possible de noter les prêts de véhicules.

1. Il vous est possible de choisir de quelle heure à quelle heure vous souhaitez voir le planning via le « 1er jour semaine ». Vous pouvez choisir le premier jour de la semaine auquel votre magasin ouvre.

Ensuite, vous pouvez définir le « type d’affichage » :

– Le 1 : Vous avez le planning de la journée

– Le 2 : Vous avez le planning du lundi au vendredi

– Le 3 : Vous avez le planning de la semaine complète

– Le 4 : vous avez le planning du mois complet

Lorsque vous appuyez sur aujourd’hui, le programme vous remet sur le menu 1.

Enfin, il vous est possible de choisir une date précise dans « Date ? ».

2. Vous avez accès dans ce menu à tous les employés/administrateurs du site qui ont été créés lors de la mise en place de BikeSoft sur votre site.

Si nous nous plaçons sur le planning et que nous faisons un CLIC DROIT, nous obtenons ceci :

C’est dans ce menu que vous aurez la possibilité de gérer l’entièreté du planning.

Comment imprimé son planning complet de la journée ?

> Planning > Clic droit > Imprimer planning de la journée

Comment transformer le planning en préparation ?

> Planning > Click droit > Transformer en planning Préparation

Comment réaliser des fiches test pour les motos ?

> Planning > Voir le planning des prêts

Ce menu vous permet de réaliser les fiches de test pour vos motos.

Sur le planning, faites un clic droit et ensuite, vous aurez la possibilité de créer, modifier ou supprimer une phase de test.
En dessous, vous pourrez trier par jour et par semaine.
Vous pouvez ajouter vos motos test dans cet onglet. C’est dans ce menu que vous pourrez créer vos horaires de test de motos, il faudra juste renseigner la moto, les dates/heure auxquelles le client utilisera le véhicule.

Les clients

Comment créer une fiche client ?

> Client > Création

Ce menu permet de créer de nouvelles fiches client et de consulter leurs documents.

Il existe plusieurs façons de créer la fiche :

– Manuellement

– Via la carte d’identité du client (Il faudra un lecteur de carte)

A noter que le champ numéro pour le sms s’encodera tout seul lorsque vous aurez rentré un numéro de téléphone.

Si vous voulez créer manuellement la fiche client :

Entrez les informations du client (La famille est par défaut mise en « GENERAL »).
Dans le cadre rouge, entrez les informations pour la facturation du client
Finissez de remplir la fiche en pensant à ajouter le code TVA du client.
Mettre la TVA correspondante au pays en bas à droite.
Appuyez sur le bouton « validation » en haut à droite.

Une fois la fiche créée, il vous est possible de parcourir diverses informations concernant les clients.

Quelles fonctionnalités a le document client ?

> Document

Le prochain onglet « documents » permet de :

Sélectionner au-dessus à gauche, soit tous les clients soit un client spécifique et avoir des informations complètes sur les factures, bons de commande, bons de livraison, devis, factures internes ou notes de crédit.
Choisir de voir une catégorie spécifique avec le menu déroulant au-dessus à gauche du menu. Vous pouvez aussi choisir l’année.

Vous pouvez aussi voir le code comptable correspondant afin de faciliter la gestion pour votre comptable.

Il est possible de voir plus en détails les informations d’un document en cliquant deux fois dessus.

Voici le détail complet d’un document sur lequel on a cliqué deux fois. Vous pourrez voir les articles utilisés, la description, les prix et remises que vous avez faites au client.

On peut voir les différents articles nécessaires au montage ainsi que le montage des accessoires qui a été offert.
Dans le menu en-dessous à droite, vous pouvez ajouter des acomptes et voir le total de la facture.
Au-dessus à droite, vous avez la possibilité d’envoyer un sms au client pour le prévenir par exemple que l’entretien est terminé.

Les entretiens et réparations

Comment créer des entretiens de véhicules ?

> Entretiens

Ce menu vous permet d’assigner un de vos mécaniciens sur un véhicule à réparer ou à entretenir.

Cliquez sur le bouton « création » et choisissez le véhicule (ou créez en un nouvel avant) qui doit être entretenu ainsi que le mécanicien qui sera affecté à ce dernier.
Une fois votre véhicule choisi, les informations le concernant ainsi que les informations du client seront introduites toutes seule. Il vous faudra ensuite, choisir le planning pour l’entretien.
Si c’est un entretien assez long et que le client a besoin d’un véhicule en attendant, vous avez la possibilité de lui prêter un véhicule du magasin.
C’est là qu’il faut rentrer les différentes informations concernant les différentes étapes de l’entretien ainsi que des commentaires sur le véhicule.
Dans ce menu, vous pouvez ajouter un article ou groupe d’articles qui seront utilisés afin de procéder à l’entretien du véhicule. Vous pouvez aussi ajouter les garanties et les poses d’articles ainsi que la main d’oeuvre.

Comment faire une fiche pour un véhicule qui rentre pour une réparation ?

> Ordre de réparation

Ceci est une fiche reprenant les informations d’un véhicule qui rentre pour une réparation.

Rentrez les informations client (Soit manuellement si c’est un nouveau client, soit en allant le chercher dans la base de données).
Rentrez les informations du véhicule.
Vous pouvez mettre des notes par rapport à l’état du véhicule qui rentre (Traces de coups, usure, …).
Cochez les cases quand elles sont ok
Notez les différents travaux à réaliser sur le véhicule
Vous pouvez si vous le souhaitez, rentrer une estimation du prix de la réparation.

Comment lancer un entretien ?

> Entretiens > Voir l’entretien > Début de l’entretien

Dans le planning, rendez-vous sur un véhicule nécessitant un entretien et lancez un entretien en atelier.

Vous devrez d’abord démarrer l’entretien en appuyant sur « début de l’entretien ». Vous pouvez mettre une pause pendant l’entretien via « pause de l’entretien », si vous devez vous absenter. Enfin, vous devez cliquer sur « fin de l’entretien » lorsque vous avez fini de travailler sur votre véhicule.
Vous retrouverez les informations du véhicule dans ce menu, vous pouvez changer le kilométrage du véhicule si nécessaire.
Vous retrouverez la liste des tâches à faire sur le véhicule. Normalement, vous aurez dû les inscrire au préalable lors de la création de fiche d’entretien.
Vous pourrez ajouter vos articles, vos garanties et vos poses d’articles sur le véhicule.
Vous pourrez ajouter vos commentaires personnels lors de l’entretien, si jamais il y a eu un problème rencontré lors de l’entretien.
Ce sont les informations que vous voulez rajouter sur le contenu de votre facture
Vous pouvez assigner ou retirer des mécanos de l’entretien et avec les boutons, vous pouvez démarrer ou stopper la main d’oeuvre en cours du mécano sélectionné.

Une fois l’entretien considéré comme terminé, l’entretien passera en couleur VERT-BLEU.

Comment modifier les dates et le nombre d’heure passées sur un entretien ?

> Planning > Clic droit > Modifier horaires entretien

Dans ce menu, vous avez la possibilité de modifier les dates et le nombre d’heure passées sur un entretien. Il vous faut d’abord choisir votre entretien sur le bouton

« Numéro entretien » et le sélectionner.

Vous aurez la liste des mécanos affectés à l’entretien et vous pourrez y modifier les données.

Comment facturer un entretien ?

> Planning > Clic droit > Générer facture > Validation

Lorsque l’entretien est terminé et payé, vous avez l’option depuis le planning de passer un entretien qui est terminé en « Facturé ». L’entretien sera alors en ROUGE pour dire qu’il est facturé.

Comment prévenir un client que l’entretien est terminé ?

> Planning > Clic droit > Envoyer SMS au client

Ce menu vous permet de prévenir le client lorsqu’un entretien est fini.

(A NOTER : il faut bien respecter les formats de numéros => Par exemple : +32 pour la Belgique et +33 pour la France).

Il vous est possible d’enregistrer des messages prédéfinis.

Comment enregistrer un message prédéfinis ?

> Menu des données Base > Commentaires prédéfinis > Création

Comment simuler le coût d’un entretien planifié ?

> Planning > Clic droit > Simulation prix

Que signifie la légende des couleurs de base des différents types de RDV / Entretiens ?

VERT = RDV créé mais pas démarré

MAUVE = RDV rapide

BLEU = Entretien effectué

ROUGE = Entretien facturé

BRUN = Préparation d’un véhicule d’occasion

La caisse

Comment encaisser les articles ?

> Caisse

Ceci est le poste de caisse. C’est par ce menu que vous vendrez les articles au comptoir.

Vérifiez que vous êtes sur la bonne caisse et que le vendeur correspond. Ensuite, choisissez un client.
Choisissez l’article en rentrant la référence de l’article, en cliquant sur « ? CTRL » ou scannez le.
Il vous est possible de créer un nouvel article même depuis la caisse. Cela peut arriver pour une pièce qui ne sera pas nécessairement recommandée plus tard.
Une fois que vous aurez choisi votre ou vos articles, cliquez sur « ajouter au panier ». Sur la même ligne, il vous est possible d’ajouter de la main d’oeuvre, un commentaire, de voir les opérations de toutes les caisses et de réimprimer un ancien ticket.
L’article apparaîtra dans le menu shopping.
Il ne vous restera plus qu’à choisir le moyen de paiement et à rentrer le montant. Il vous est possible de payer en plusieurs partie. Par exemple, 30 euros en cash et le reste via bancontact.
Cliquez sur « valider la vente ».

Comment faire un Z de caisse ?

> Création Z de caisse > Date > Valider et clôturer les ventes caisse du jour

Ce menu est très important car il permet de consulter les opérations de caisse pour une date précise et de clôturer les ventes de la caisse pour ce jour.

Il est nécessaire de le faire à chaque fin de journée.

Ceci vous permet ensuite de transférer ces données à votre comptable qui aura un visuel global de vos ventes.

Si vous cliquez sur « voir le cumul » en dessous à gauche, vous aurez la somme des opérations par moyen de paiement.

Quelles sont les fonctionnalités du solde caisse ?

Ce menu vous permet de :

Consulter vos sorties de caisse, voir l’historique de la caisse et faire un reset.
Imprimer le détail de la journée pour la caisse et le relevé des soldes.

Comment consulter les opérations de caisse à une certaine date ?

> Création Z de caisse > Voir les opération de caisse

Dans ce menu, vous pourrez consulter vos opérations de caisse à une certaine date.

Vous aurez un récapitulatif de vos ventes de cette journée.
Vous pourrez consulter vos opérations de caisse et le total par moyen de paiement.
Une fois que vous aurez fini, il faudra cliquer sur « valider et clôturer les ventes du jour ».

Vous aurez la possibilité d’imprimer votre Z de caisse avec le résumé par famille, par TVA, par opérations de caisses, par moyen de paiement et par opérations.

Les articles

Comment enregistrer des articles sur la base de données ?

> Articles > Création

Ceci est le menu qui vous permettra d’enregistrer tous vos articles pour la base de données.

Cliquez sur l’onglet création
Rentrez les informations concernant votre article. Une description suivie d’un code, une famille (Par exemple : PNEU), la marque, le fournisseur principal ainsi que ses références pour cet article et en option, une taille et un coloris.
Rentrez un prix pour l’article, un prix d’achat auprès du fournisseur et un prix de vente. Il faut renseigner un code TVA pour l’article, à savoir que si vous vendez l’article à une personne assujettie venant d’un autre pays, il faudra adapter ce code TVA lors de la vente.
Indiquez la quantité à commander de base, les éventuelles remises à appliquer pour l’article, la quantité minimale qui doit être présente dans le stock ainsi que la localisation de l’article dans la boutique.
Cochez les cases en fonction de l’utilisation de l’article (Si seulement utilisé lors d’un entretien => Main d’oeuvre et peut-être même réassort automatique si c’est une pièce très souvent utilisée).
Cliquez sur validation en haut à droite.
Il vous est possible d’imprimer une étiquette avec un code barre pour votre article.

Le stock

Quelle est la valeur de mon stock moto à une date donnée ?

> Stock > Vue du stock Véh. à une date donnée

Sélectionnez le mois et l’année du stock puis appuyez sur « Chargement ».
Sélectionnez le jour dont vous souhaitez connaitre la valeur de stock puis appuyez sur « Chargement ».

Vous connaissez donc la valeur de votre stock pour le jour 16 du mois préalablement sélectionné.

Autres

Comment changer sa numérotation dans BikeSoft ?

> Paramètres généraux > Numérotation > Accès

Au début de chaque année, il faudra renseigner la nouvelle numérotation pour pouvoir créer vos documents pour l’année en cours.

Dans ce petit manuel, vous verrez comment paramétrer votre nouvelle numérotation.

Vous vous retrouverez sur cette fenêtre. C’est à cet endroit que vous pourrez paramétrer votre nouvelle numérotation pour l’année en cours (Dans notre cas 2021). Nous vous conseillons pour faciliter la gestion de vos documents de commencer comme dans l’exemple par : l’année en cours suivi de 4 zéros

=> PAR EXEMPLE : 20210000

Vous encodez ensuite ce nombre dans toutes les cases « Devis, Bon de commande, bon de livraison, bon de commande fournisseur, bon de livraison fournisseur » et cliquez sur VALIDER.
Dans le cas du journal, pensez bien à paramétrer TOUS vos journaux avec les même infos. Dans notre cas : 20210000
Pour chaque journal, ne pas oublier de remplir la case Note de crédit et cliquez sur VALIDER.
Dans le cas de la caisse, il faut bien paramétrer toutes vos caisse avec les même infos : Dans notre cas : 20210000
Pour chaque caisse, ne pas oublier de remplir la case Ticket et cliquez sur VALIDER.
Une fois toutes les cases paramétrées, votre écran devrait ressembler à ceci.
Cliquez ensuite sur QUITTER.
Finalement, cliquez sur SAVE pour enregistrer les nouvelles informations que vous venez d’encoder.

Comment accéder au support technique ?

Directement via le lien support.proxy-informatique.com
Via notre site web proxy-informatique.com

Comment m’inscrire sur le support technique ?

Pour y accéder, je dois m’enregistrer une première fois et créer un nom d’utilisateur et mot de passe.

Soit j’ai déjà fait des demandes au service support via support@proxy-informatique.com : Si j’ai déjà communiqué avec le service support par mail, mon nom d’utilisateur existe déjà et je n’ai plus qu’à demander un mot de passe. Je le fais en cliquant sur ‘Obtenir un mot de passe.
Je n’ai encore jamais fait de demande au service support via support@proxy-informatique.com : Je dois obtenir un nom d’utilisateur et un mot de passe. Je le fais en cliquant sur ‘Inscription’ comme ci-dessous et je suis les inscriptions.

Comment introduire une demande d’intervention ?

Il est conseillé d’utiliser de préférence la plateforme d’incident via le lien support.proxy-informatique.com

Il est possible d’envoyer un mail à l’adresse support@proxy-informatique.com.

Pour toute demande URGENTE nous vous conseillons de créer votre ticket via la plateforme support.proxy-informatique.com et de contacter le numéro +32 87 71 00 30 (Option 3).