FaQ BikeSoft
Comment transférer un document ?
> Document > Vers doc > Transfert
Il est possible grâce au « transfert de documents » de, par exemple, passer un devis qui a été créé en bon de commande. Dans cet exemple, nous transformons une facture en note de crédit.
N’oubliez pas de valider une fois que vous avez choisi le transfert à effectuer.
Le bouton de clôture se situe à côté du bouton d’envoi de sms.
Faîtes bien attention à ce bouton car une fois la facture clôturée, il ne sera plus possible de modifier cette dernière. Il n’y a que les administrateurs qui pourront s’en occuper.
Dans la fenêtre, vous avez toujours la possibilité de créer une nouvelle facture, de la modifier ou bien de l’imprimer.
Comment créer/modifier/rechercher/supprimer les fiches techniques ?
> Fiche technique > Création / Modification / Recherche / Supression
Ce menu vous permet de créer/modifier/rechercher/supprimer les fiches pour les véhicules de vos clients ainsi que les véhicules dans la concession :
Pour réaliser l'impression d'un document de type A4
> Documents > Sélectionner le document > Vers doc
1) Une fois que vous arrivez sur le menu ci-dessous, cliquez sur "Imprimer".
2) Sélectionnez l'imprimante "Document-A4", puis cliquez sur "lancer l'impression".
Lors de la première utilisation de l'outil imprimante ou lors d'un changement d'imprimante, il faut affecter une imprimante par défaut. Lorsque le pop-up s'ouvre, cliquez sur le sélectionneur afin de sélectionner l'imprimante puis cliquez sur "enregistrer l'imprimante".
Pour exporter un document de type A4
> Documents > Sélectionner le document > Vers doc > Imprimer
1) Lorsque vous avez fait les étapes ci-dessus, cliquez sur le sélectionneur afin de sélectionner l'imprimante "TSPrintPDF".
2) Cliquez sur "lancer l'impression". Après ça, un pop-up s'ouvre. Sélectionnez "Enregistrer…".
Une nouvelle fenêtre s'ouvre afin que vous sélectionnez le répertoire sur lequel vous souhaitez enregistrer le document.
Enfin, cliquez sur "Enregistrer".
Comment sélectionner plusieurs lignes pour l'impression des étiquettes ?
> Commandes / Livraisons > Voir réception > Sélection multiple > Ctrl + clic > Réimprimer étiquettes
Comment sauvegarder ses factures, bons de commande, bons de livraison, devis, note de crédit et factures internes au format PDF ?
> Documents > Voir réception > Sauver les FACTURES > Visu > Définir un répertoire de sauvegarde > Sélectionner les documents désirés > Copier
Comment exporter un fichier vers IMPULSE ?
> Commandes/Livraisons > Commandes Réceptions fournisseurs > Création commande
Lors de la validation de commande, le système proposera de créer un fichier d'exportation vers IMPULSE.
Si vous confirmez la création, une fenêtre s'ouvrira où vous devrez définir un dossier de sauvegarde, un nom de fichier et éventuellement, si votre code client IMPULSE n'est pas définit dans vos paramètre, un code client IMPULSE composé de 6 caractères.
Lors de la validation, le système vous affichera un message indiquant la création dudit fichier ainsi que le répertoire de sauvegarde et le nom du fichier en question.
Vous retrouverez alors votre fichier dans le répertoire de sauvegarde et n'aurez alors plus qu'à l'importer dans IMPULSE.
Comment créer une fiche fournisseur ?
> Fournisseur > Création
Le menu est assez simple, c’est une fiche signalétique à compléter afin d’avoir tous les renseignements possibles sur vos fournisseurs.
Comment créer une nouvelle commande ?
> Commandes / Livraison > Commandes Réceptions fournisseurs > Création Cmd. > Nouvelle commande
Ce menu sert à la création de vos commandes auprès de vos fournisseurs (Il faut bien évidemment au préalable avoir créé vos fournisseurs).
Votre commande est désormais passée auprès de votre fournisseur.
Comment réceptionner automatiquement les articles sur une commande passée ?
> Commandes / Livraison > Commandes Réceptions fournisseurs > Réception auto
Ce menu permet de réceptionner automatiquement les articles sur une commande passée.
Comment rentrer les articles manuellement ?
> Commandes / Livraison > Commandes Réceptions fournisseurs > Réception manuelle
Ce menu vous permet d’entrer vous-même les articles rentrant dans le magasin.
Comment savoir quels articles recommander ?
> Commandes / Livraison > Contrôle réapprovisionnement > Lancer la procédure de contrôle
Lors de la création de vos articles, vous pouvez choisir la quantité d’articles minimale qui doit toujours être disponible dans le magasin.
Grâce au bouton « lancer la procédure de contrôle », le programme vérifiera les stocks disponibles et vous proposera une liste d’articles à recommander selon ce que vous aurez rentré comme stock minimal à avoir en magasin pour les articles.
Comment rechercher une commandes d'un fournisseur ?
> Commandes / Livraison > Recherche sur commandes fournisseurs
Ce menu vous permet une recherche approfondie sur vos commandes fournisseurs selon plusieurs critères tels que le numéro de client, le numéro de l’article, l’année, le fournisseur ou le numéro de commande.
Une fois les données rentrées, cliquez sur le bouton « chargement ».
Création d'une commande WEB ?
La première chose que vous avez à faire est d'ouvrir le fichier au format 'xlsx'.
Ouvrez le fichier.
Remplissez le tableau de l'écran avec les données présentes dans votre fichier '.xisx'.
Pour le traitement "N° de ligne de début de traitement, vous pouvez constater que dans votre fichier, la première ligne correspond à l'intitule des colonnes.
Vous devez donc indiquer dans la colonne "Valeur ou n" ligne fichier excel' la valeur "2" et confirmer que cette ligne est à traiter en cochant la case "Ligne à traiter''.
Pour la ligne 'N' Cmde', étant donné qu'en général, une commande ne possède qu'un numéro de commande, vous devriez cocher la case de la colonne "Valeur fixe ?" afin de répercuter cette valeur sur toutes les lignes de la commande.
Indiquez alors une valeur pour le dit numéro de commande.
Enfin, terminez en cochant que la ligne est à traiter.
Concernant la ligne 'Code article', cette information peut généralement se retrouver dans votre fichier Excel (dans le cas présent, cette information se retrouve dans la colonne 'A' du dit fichier.
Cochez la case 'Valeur fixe", Indiquez la valeur numérique de la colonne du fichier Excel dans la ligne 'Valeur ou n" ligne fichier Excel" (la lettre "A' correspond à 1, la lettre 'B' correspond à 2, la lettre "C" correspond à 3, … la lettre "J" correspond à 10, …) et confirmez le traitement en cochant la case "Ligne à traiter'.
Répétez cette opération pour toutes les lignes du tableau avec les données correspondantes au fichier à intégrer.
Entrez alors le chemin du fichier à importer dans le champ de saisie en haut de la page (ou ouvrez le sélecteur de fichier Windows en cliquant sur les points de suspension pour retrouver votre fichier '.xlsx').
Cliquez sur le bouton 'Chargement' pour charger les données de votre fichier '.xlsx' et si vos données sont correctes à l'écran, valider la sauvegarde de la commande en cliquant sur le bouton 'Sauvegarder'.
Comment créer un véhicule rentrant ?
> Reprise véhicule > Création > Créer un véhicule
Fort similaire à la fiche de création des fournisseurs, cette fiche vous permet de créer les véhicules rentrant dans votre magasin par suite d’une reprise.
Vous pourrez ensuite effectuer des modifications, des recherches, supprimer des véhicules ou imprimer la fiche du véhicule.
Pour ce faire, il faudra avoir créé une fiche de véhicule (Vous pouvez directement créer une nouvelle fiche dans cette fenêtre avec le bouton « créer un véhicule » en haut à droite).
Une fois votre véhicule créé, votre fiche ressemblera à ceci.
Vous devrez encore encoder le kilométrage, le prix d’achat du véhicule, la date de reprise ainsi que le but de la reprise : destiné à un autre client ou reprise pour acompte sur un nouvel achat.
Pensez bien à cocher les cases du matériel qui vous a été fourni avec le véhicule (Certificats, clefs, cartes, manuels, …). Il est possible d'ajouter des remarques en dessous de la date de reprise.
Cliquez sur « validation » en haut à droite lorsque tout est paramétré.
Comment imprimer une attestation de reprise moto ?
> Reprise véhicule > Voir
Comment préparer une nouvelle moto neuve ou d'occasion ?
> Planning > Clic droit > Ajouter "Preparation Véh" > Sélectionner véhicule > Ok >
Ce menu vous sert à programmer la préparation d’une nouvelle moto qui se situe dans le dépôt, qui est neuve ou d’occasion.
Quelles sont les fonctionnalités du planning ?
> Planning
Ceci est certainement le menu le plus important de BikeSoft. C’est dans ce menu que chacun des membres du personnel pourra noter ses RDV, ses entretiens. Il est aussi possible de noter les prêts de véhicules.
1. Il vous est possible de choisir de quelle heure à quelle heure vous souhaitez voir le planning via le « 1er jour semaine ». Vous pouvez choisir le premier jour de la semaine auquel votre magasin ouvre.
Ensuite, vous pouvez définir le « type d’affichage » :
– Le 1 : Vous avez le planning de la journée
– Le 2 : Vous avez le planning du lundi au vendredi
– Le 3 : Vous avez le planning de la semaine complète
– Le 4 : vous avez le planning du mois complet
Lorsque vous appuyez sur aujourd’hui, le programme vous remet sur le menu 1.
Enfin, il vous est possible de choisir une date précise dans « Date ? ».
2. Vous avez accès dans ce menu à tous les employés/administrateurs du site qui ont été créés lors de la mise en place de BikeSoft sur votre site.
Si nous nous plaçons sur le planning et que nous faisons un CLIC DROIT, nous obtenons ceci :
C’est dans ce menu que vous aurez la possibilité de gérer l’entièreté du planning.
Une fois l'entretien créé, en allant consulter la fiche entretien, un nouveau champ a été ajouté : le champ "type entretien".
Ce champ permet de modifier le type d'entretien afin d'afficher une couleur différente dans le planning.
Liste des type d'entretien :
Ouvrir la fiche entretien > Type entretien > sélectionner l'option désirée > bouton représentant un V vert
Comment imprimé son planning complet de la journée ?
> Planning > Clic droit > Imprimer planning de la journée
Comment transformer le planning en préparation ?
> Planning > Click droit > Transformer en planning Préparation
Comment réaliser des fiches test pour les motos ?
> Planning > Voir le planning des prêts
Ce menu vous permet de réaliser les fiches de test pour vos motos.
Comment créer une fiche client ?
> Client > Création
Ce menu permet de créer de nouvelles fiches client et de consulter leurs documents.
Il existe plusieurs façons de créer la fiche :
– Manuellement
– Via la carte d’identité du client (Il faudra un lecteur de carte)
A noter que le champ numéro pour le sms s’encodera tout seul lorsque vous aurez rentré un numéro de téléphone.
Si vous voulez créer manuellement la fiche client :
Une fois la fiche créée, il vous est possible de parcourir diverses informations concernant les clients.
Quelles fonctionnalités a le document client ?
> Document
Le prochain onglet « documents » permet de :
Vous pouvez aussi voir le code comptable correspondant afin de faciliter la gestion pour votre comptable.
Il est possible de voir plus en détails les informations d’un document en cliquant deux fois dessus.
Voici le détail complet d’un document sur lequel on a cliqué deux fois. Vous pourrez voir les articles utilisés, la description, les prix et remises que vous avez faites au client.
Comment créer des entretiens de véhicules ?
> Entretiens
Ce menu vous permet d’assigner un de vos mécaniciens sur un véhicule à réparer ou à entretenir.
Comment faire une fiche pour un véhicule qui rentre pour une réparation ?
> Ordre de réparation
Ceci est une fiche reprenant les informations d’un véhicule qui rentre pour une réparation.
Comment lancer un entretien ?
> Entretiens > Voir l'entretien > Début de l'entretien
Dans le planning, rendez-vous sur un véhicule nécessitant un entretien et lancez un entretien en atelier.
Une fois l’entretien considéré comme terminé, l’entretien passera en couleur VERT-BLEU.
Comment modifier les dates et le nombre d'heure passées sur un entretien ?
> Planning > Clic droit > Modifier horaires entretien
Dans ce menu, vous avez la possibilité de modifier les dates et le nombre d’heure passées sur un entretien. Il vous faut d’abord choisir votre entretien sur le bouton
« Numéro entretien » et le sélectionner.
Vous aurez la liste des mécanos affectés à l’entretien et vous pourrez y modifier les données.
Comment facturer un entretien ?
> Planning > Clic droit > Générer facture > Validation
Lorsque l’entretien est terminé et payé, vous avez l’option depuis le planning de passer un entretien qui est terminé en « Facturé ». L’entretien sera alors en ROUGE pour dire qu’il est facturé.
Comment prévenir un client que l'entretien est terminé ?
> Planning > Clic droit > Envoyer SMS au client
Ce menu vous permet de prévenir le client lorsqu’un entretien est fini.
(A NOTER : il faut bien respecter les formats de numéros => Par exemple : +32 pour la Belgique et +33 pour la France).
Il vous est possible d’enregistrer des messages prédéfinis.
Comment enregistrer un message prédéfinis ?
> Menu des données Base > Commentaires prédéfinis > Création
Comment simuler le coût d'un entretien planifié ?
> Planning > Clic droit > Simulation prix
Que signifie la légende des couleurs de base des différents types de RDV / Entretiens ?
VERT = RDV créé mais pas démarré
MAUVE = RDV rapide
BLEU = Entretien effectué
ROUGE = Entretien facturé
BRUN = Préparation d'un véhicule d'occasion
Comment envoyer un SMS de rappel pour un entretien ?
> Menu des données Base > Utilisateurs > Recherche > Sélection de l'utilisateur > Modification > Afficher le rappel des SMS entretien au démarrage > Validation
Se connecter en tant qu'administrateur, aller sur le menu des données de base, cliquer sur 'Utilisateurs', faire une recherche sur l'utilisateur qui pourra afficher le planning et la gestion des rappel de rendez-vous par SMS, se mettre en modification et cocher la case 'Afficher le rappel des SMS entretien au démarrage', valider les changement.
Lorsque l'utilisateur concerné se connectera, le planning s'affichera au démarrage et le fenêtre de rappel de SMS s'ouvrira également. Il devra alors cliquer sur le bouton 'Chargement des entretiens au planning pour demain' pour afficher les rappel du lendemain et permettre l'envoi de SMS. Il pourra alors envoyer des SMS si besoin est.
L'utilisateur pourra également double cliquer sur une ligne pour afficher la fiche client correspondante et la modifier si besoin est (ajouter un numéro de téléphone).
Comment encaisser les articles ?
> Caisse
Ceci est le poste de caisse. C’est par ce menu que vous vendrez les articles au comptoir.
Comment faire un Z de caisse ?
> Création Z de caisse > Date > Valider et clôturer les ventes caisse du jour
Ce menu est très important car il permet de consulter les opérations de caisse pour une date précise et de clôturer les ventes de la caisse pour ce jour.
Il est nécessaire de le faire à chaque fin de journée.
Ceci vous permet ensuite de transférer ces données à votre comptable qui aura un visuel global de vos ventes.
Si vous cliquez sur « voir le cumul » en dessous à gauche, vous aurez la somme des opérations par moyen de paiement.
Quelles sont les fonctionnalités du solde caisse ?
Ce menu vous permet de :
Comment consulter les opérations de caisse à une certaine date ?
> Création Z de caisse > Voir les opération de caisse
Dans ce menu, vous pourrez consulter vos opérations de caisse à une certaine date.
Vous aurez la possibilité d’imprimer votre Z de caisse avec le résumé par famille, par TVA, par opérations de caisses, par moyen de paiement et par opérations.
Comment enregistrer des articles sur la base de données ?
> Articles > Création
Ceci est le menu qui vous permettra d’enregistrer tous vos articles pour la base de données.
Quelle est la valeur de mon stock moto à une date donnée ?
> Stock > Vue du stock Véh. à une date donnée
Vous connaissez donc la valeur de votre stock pour le jour 16 du mois préalablement sélectionné.
Comment changer sa numérotation dans BikeSoft ?
> Paramètres généraux > Numérotation > Accès
Au début de chaque année, il faudra renseigner la nouvelle numérotation pour pouvoir créer vos documents pour l’année en cours.
Dans ce petit manuel, vous verrez comment paramétrer votre nouvelle numérotation.
=> PAR EXEMPLE : 20210000
Comment accéder au support technique ?
Comment m'inscrire sur le support technique ?
Pour y accéder, je dois m'enregistrer une première fois et créer un nom d'utilisateur et mot de passe.
Comment introduire une demande d'intervention ?
Il est conseillé d’utiliser de préférence la plateforme d’incident via le lien support.proxy-informatique.com
Il est possible d’envoyer un mail à l’adresse support@proxy-informatique.com.
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